Nghệ thuật phê bình và nhận phê bình trong doanh nghiệp

(VnMedia) - Người Việt Nam vốn không thích bị phê bình, chỉ trích. Tính cách đó xuất phát từ nền văn hóa tập thể, cộng đồng trong đó mỗi thành viên coi trọng thể diện của mình trong mắt thành viên khác và cả cộng đồng.

Hệ thống thứ bậc, tôn ti trật tự khiến cấp dưới khó phản biện cấp trên, trẻ khó phê phán già, con cái khó nói về điểm sai của bố mẹ, học sinh khó có thể tranh luận với thầy cô giáo. Bên cạnh đó, mong muốn duy trì quan hệ tốt đẹp với bạn bè, đồng nghiệp và mọi người xung quanh khiến chúng ta trở nên dễ dàng xuề xòa, thỏa hiệp hay né tránh đề cập đến những thiết sót, sai lầm của họ.

Tuy nhiên, không thể phủ nhận phê bình, phản biện chính là động lực cho phát triển của cá nhân và xã hội. Không có phê bình mỗi chúng ta khó có thể nhận thức được sai sót, khuyết điểm của bản thân để từ đó sửa chữa và rút kinh nghiệm. Không có phản biện, chúng ta không thể nhận thức ra các khía cạnh khác nhau của cùng một vấn đề. Hơn nữa, một người khi thấy bạn bè, đồng nghiệp, hay cấp trên của mình có thiếu sót mà không chỉ ra cho họ thấy để sửa chữa thì đó không phải là người bạn, người đồng nghiệp, hay cấp dưới tốt, có trách nhiệm. Mặt khác, thấy lời góp ý khó nghe nhưng hợp lý, nếu bực tức hay tự ái, không tiếp thu, không sửa đổi thì ta không thể trưởng thành.   

Như vậy, vấn đề đặt ra không phải là có phê bình hay không phê bình, chấp nhận hay không chấp nhận, mà là làm thế nào để các lời phê bình, phản biện có tính chất xây dựng, dễ được tiếp nhận và ở khía cạnh ngược lại, làm thế nào để tiếp thu lời phê bình một cách hữu ích nhất, biến những lời phê bình đó thành các động lực hướng tới sự tiến bộ. Ở góc độ này, phê bình và tiếp thu phê bình là cả một nghệ thuật. 

Nghệ thuật phê bình

Dù bạn ở cương vị nào, kể cả lãnh đạo hay quản lý, phê bình luôn là một công việc khó khăn. Lời phê bình có tính xây dựng phải xuất phát từ lòng chân thành, tôn trọng và thiện ý của bạn. Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp, phê bình trở nên tiêu cực, thiếu tinh thần xây dựng do người nói thiếu tinh tế, thiếu nhạy cảm hơn là thiếu thiện ý. Khi bạn có ý định phê bình thiếu sót, hạn chế của bất kì ai, dù là người thân, bạn bè, đồng nghiệp hay đối tác, hãy cân nhắc bảy quy tắc vàng sau:  

1. Thu thập thông tin, tìm hiểu thấu đáo về tình huống, các nguyên nhân dẫn đến đến quyết định, thái độ, hành vi đáng bị phê phán.

2. Cân nhắc phê bình đúng lúc, đúng chỗ: Luôn nhớ rằng lời góp ý của bạn rất dễ dẫn đến tự ái, bất mãn, hay phản ứng chống đối. Vì vậy, cần phải chọn lựa thời điểm phê bình hợp lý, nhất là lúc đối tác có tâm lý ổn định, vui vẻ, và cởi mở. Bên cạnh đó, tối kị phê phán ai đó trước mặt một người khác, hoặc ở nơi công cộng. Lời khen ở chỗ đông người trở nên “có cánh” hơn, nhưng lời phê bình ở chốn đó sẽ làm cho người bị phê bình bẽ mặt và cay cú.  

3. Thể hiện sự đồng cảm, thấu hiểu, hoặc nêu nhận xét tốt trước khi đưa ra bình luận có tính chất phê phán: Bạn có thể tỏ bày sai lầm tương tự của bạn và nói cho họ biết điều bạn mong muốn họ đạt được. Ví dụ, bạn có thể bắt đầu: “Cách đây ba năm, tôi cũng lâm vào trường hợp tương tự của bạn …” hay “Bạn đã làm rất tốt công việc và còn tốt hơn nữa nếu …”. Lưu ý, ở ví dụ thứ hai, tránh sử dụng từ “nhưng” để nối hai mệnh đề, vì nó ngay lập tức làm người nghe quên đi yếu tố tích cực ở mệnh đề trước.   

4. Tránh so sánh người này với người khác: Lấy người này ra làm tấm gương cho người khác thường tạo ra sự phản cảm, bất mãn hơn là động lực để cải tạo bản thân. Mỗi cá nhân có hoàn cảnh khác nhau, mỗi tình huống có nhiều chi tiết đặc thù, việc liên hệ khập khiễng sẽ làm người nghe cảm thấy bạn thiếu thấu hiểu. Thay vì so sánh các cá nhân với nhau, nên chiếu các hành vi, thái độ của người bị phê bình với các mục tiêu và chuẩn mực cụ thể. 

5. Không chỉ trích con người, mà tập trung mổ xẻ hành vi. Đừng đánh giá bản chất của một người chỉ qua một hoặc hai hành vi cụ thể của họ. Mục đích của phê bình mang tính xây dựng là giải quyết khúc mắc, nâng cao hiệu quả công việc, không phải là lăng mạ, sỉ nhục, hay làm nhụt ý chí của người khác. Do đó, thay vì phê bình trực diện “bạn đã làm sai, không tuân thủ quy trình công việc”, bạn có thể nói: “tôi cảm nhận rằng dường như quy trình công việc đã không được tuân thủ một cách nghiêm ngặt”, ..

6. Giải thích hậu quả của các hành vi, thái độ đáng phê bình, từ đó tham khảo, gợi ý cách giải quyết, điều chỉnh. Ví dụ, thay vì mắng mỏ “cậu là người luôn lề mề, chậm chạp, có bản báo cáo mà lúc nào cũng bị muộn”, bạn có thể nói: “Khi báo cáo bán hàng đến muộn một ngày, như đã từng xảy ra trong suốt quý vừa qua, tôi không có đủ thời gian để chuẩn bị cho buổi họp của hội đồng quản trị. Cậu có ý tưởng gì để chúng ta có thể đảm bảo được thời gian không?”  Hay gợi ý về cách giải quyết: “Liệu cậu có thể …” thay vì sử dụng mệnh lệnh thức.

7. Kết thúc cuộc nói chuyện một cách thân mật: Sử dụng những từ ngữ, cử chỉ bày tỏ sự thấu hiểu và chân thành,kết thúc buổi nói chuyện với gợi ý về cách làm và triển vọng giải quyết vấn đề hay sự tiến bộ của cá nhân người bị phê phán.   

Nghệ thuật ứng xử với phê bình

Tự ái, tức giận là những trạng thái bình thường khi ai đó phê bình bạn. Những cảm xúc đó khiến bạn rơi vào trạng thái tự vệ, hoặc tìm cách biện minh, đổ lỗi, hay tìm cách đáp trả người phê phán bạn. Tuy nhiên, phản ứng tự nhiên đó có hại nhiều hơn có lợi. Hai hậu quả nhãn tiền là: (i) bạn vừa không nhận thức đầy đủ vấn đề; (ii) chính bạn góp phần phá vỡ quan hệ. Vì vậy, mỗi cá nhân nên rèn luyện tư duy, bản lĩnh, và văn hóa ứng xử với các phê bình, chỉ trích để biến những ý kiến đó thành động lực phát triển bản thân và cơ hội để phát triển quan hệ.    

1. Sai lầm, thiếu sót là một phần của cuộc sống. Bạn không phải là người duy nhất trên thế giới mắc lỗi. Vấn đề là đôi khi ta không nhận ra được khiếm khuyết, hạn chế của chính mình.

2. Đừng thủ thế hay tìm cách biện minh cho bản thân hoặc đổ lỗi cho ai đó . Hãy nghĩ rằng, người kia đang tìm cách giúp bạn tiến bộ. Ngay cả khi họ ý định bôi nhọ, châm biếm bạn, hãy để ý đến khía cạnh tích cực của phê bình. Thể hiện sự trân trọng của bạn đối với thiện ý của đối tác thay vì nhanh chóng mất tự chủ, nổi cơn lôi đình.

3. Kiểm soát cảm xúc, cử chỉ, hành vi của bạn. Đừng nghiến răng, nắm đấm tay, hay khoanh tay trước ngực. Luôn giữ tư thế ngay ngắn, thoải mái, và bình thản khi ai đó đưa ra bình luận về bạn. Điều này giữ cho bạn có được sự điềm tĩnh và giọng nói bình thường.

4. Tập trung vào bản chất của vấn đề, thay vì giải thích, biện minh hãy tìm cách đặt câu hỏi để hiểu rõ hơn tình huống và ý đồ của người phê phán. Ví dụ: “Theo cách hiểu của tôi thì, anh / chị lo ngại về …(vấn đề)… và muốn tôi … (giải pháp)… Có đúng như vậy không?”

5. Kiên nhẫn lắng nghe toàn bộ thông điệp, đừng vội vàng giải thích hoặc ngắt lời để tranh cãi, cho đến khi người phê bình đồng ý rằng bạn đã hiểu hoàn toàn sự lo ngại của họ.

6. Ghi nhận kết quả của trao đổi, trình bày ý kiến của bạn: Nếu như người phê phán có lý, hãy chấp nhận và nói lời xin lỗi một cách phù hợp. Nếu như bạn không đồng ý với lời phê bình, bạn có thể đưa ra quan điểm của mình và đồng ý sẽ suy nghĩ thêm về vấn đề đó. Luôn có hơn một cách để đề cập vấn đề. Ví dụ: nếu một vị giáo sĩ hỏi hồng y: “Liệu con có được hút thuốc trong khi cầu nguyện không?”, nhiều khả năng câu trả lời là “không”. Nhưng nếu vị giáo sĩ hỏi: “Liệu con có thể cầu nguyện trong khi hút thuốc không?” thì dễ nhận được câu trả lời là “có”.

7. Quyết định cuối cùng là của bạn. Sau khi lắng nghe, trao đổi, cân nhắc các khía cạnh khác nhau, bạn phải đưa ra quyết định của riêng mình vì chính bạn là người chịu trách nhiệm cho quyết định đó.   

Không ai trên thế giới là hoàn hảo, nhưng chúng ta hoàn tòan có thể trở nên hoàn thiện hơn nếu luôn tự phê bình và đón nhận lời phê bình một cách tích cực. Đó cũng là thông điệp tác giả bài viết mong muốn gửi tới người đọc.

Dương Thu Trang

(Nguồn: http://www6.vnmedia.vn/newsdetail.asp?NewsId=223721&CatId=25)