6 kỹ năng làm việc để thành công

Để thích ứng với các điều kiện công tác chuyên nghiệp, có tính kỷ luật cao và khẳng định năng lực chuyên môn, một nhân viên không chỉ cần kiến thức cơ bản và chuyên ngành tốt, mà còn cần tính kỷ luật và thuần thục nhiều kỹ năng làm việc khác nhau. Thành công luôn cần có sự chuẩn bị.Sau đây là một số kỹ năng cơ bản bạn có thể rèn luyện ngay từ bây giờ để tăng tính chuyên nghiệp và hiệu quả công tác của bản thân:   

 

1.Sắp xếp bàn làm việc theo trật tự nhất định

Thời gian là vàng. Nhưng tôi lại thấy có những bàn làm việc bày quá nhiều thứ không bao giờ được sử dụng đến trong công việc. Chủ nhân của chúng thường xuyên mất thời gian và công sức tìm kiếm những tài liệu hay vật dụng cần thiết. Vì vậy, nếu muốn giữ lại mọi thứ, ít nhất bạn hãy sắp xếp chúng theo từng khu vực vì điều đó sẽ giúp bạn không bị căng thẳng khi phải lục tung góc làm việc chỉ để tìm một mẩu giấy ghi số điện thoại của khách hàng. Hãy nhớ hai nguyên tắc sau: (i) với những tài liệu hay vật dụng bạn sử dụng hàng ngày, hãy để chúng ở những khu vực trong tầm với; (ii) với những thứ bạn chỉ sử dụng hàng tuần, hay thậm chí hàng tháng, hãy để chúng trong những ngăn kéo hay tủ giữ đồ.  Và nếu có thể, hãy đặt tên những khu vực để đồ và dán những mẩu giấy ghi tên để trong trường hợp bạn không ở văn phòng, đồng nghiệp hay quản lý của bạn cũng có thể tìm thấy đồ dễ dàng. Một điều quan trọng là hãy đừng ngại hủy hay bỏ đi những thứ không cần thiết chỉ bởi vì bạn nghĩ rằng những vật dụng sẽ được dùng đến vào một ngày nào đó. 

2. Lưu trữ tài liệu một cách khoa học

Trong thời gian đầu đi làm, tôi vẫn giữ thói quen thời sinh viên khi để tài liệu ở bất kỳ chỗ nào tiện. Và đã không chỉ một lần, người quản lý của tôi phàn nàn về việc phải chờ đợi lâu để tôi tìm một bản hợp đồng. Một thống kê đã chỉ ra rằng, trung bình một người dành bốn tuần trong năm để tìm những tài liệu để không đúng vị trí. Khi làm việc trong môi trường chuyên nghiệp, đặc biệt tại các công ty đa quốc gia, bạn thường xuyên phải làm việc theo nhóm. Vì vậy, thời gian bạn tìm tài liệu không chỉ là thời gian lãng phí của riêng bạn, mà còn là của những người đang đợi bạn như người quản lý, khách hàng hay đồng nghiệp. Do đó, bạn nên nhớ lưu tài liệu ngay sau khi bạn sử dụng xong hoặc khi tài liệu đến tay bạn. Và nếu có thể, bạn cũng nên phân loại tài liệu và lưu vào những tệp có ghi tên rõ ràng. Nếu không thể làm thường xuyên như trên, bạn có thể có một khu vực tài liệu chưa phân loại để sắp xếp lưu lại vào cuối ngày hoặc cuối tháng. Quy tắc này cũng nên được áp dụng với những tài liệu trong máy tính của bạn.   

3. Luôn nhớ quản lý thời gian

Khi bạn giao việc cho nhân viên dưới quyền hay khi bạn được người quản lý giao việc, một quy tắc cần tuân thủ là phải đặt ra thời điểm cần hoàn tất công việc và luôn có một lịch quản lý công việc để theo sát tiến độ. Nếu công việc diễn ra trong một thời gian dài, hãy xây dựng lộ trình bằng cách chia nhỏ thành các phần việc để đặt ra những thời điểm cần hoàn thành từng phần chứ không chỉ một thời điểm hoàn tất cuối cùng.  Ví dụ như khi được giao làm hồ sơ dự thầu cho các dự án với khoảng thời gian một tháng, tôi thường chia bộ hồ sơ ra làm nhiều loại tài liệu: tài liệu chứng minh năng lực tài chính của công ty, tài liệu giới thiệu tính năng của sản phẩm, tài liệu đề xuất kỹ thuật áp dụng trực tiếp với tình hình thực tế của khách hàng, tài liệu đề xuất nhân sự  thực hiện thầu,… Và với mỗi loại tài liệu, tôi lại xét theo tính phức tạp và thời gian cần thiết để hoàn thành để quyết định loại nào nên làm trước, và thời gian hoàn thành là khi nào. Bạn cũng có thể làm nhiều phần việc một lúc nhưng hãy nhớ luôn bám sát lịch quản lý công việc để tránh quá căng thẳng vì không biết việc gì mình cần hoàn thành trước hay công việc đang tiến triển đến đâu. Việc cập nhật tiến độ công việc hàng tuần để mọi thành viên trong nhóm đều nắm rõ cũng được khuyến khích.

4. Học cách gọi điện thoại

Gọi điện thoại, đơn giản, nhưng giao tiếp hiệu quả qua điện thoại không hề dễ dàng. Hãy bắt đầu cuộc gọi với những người mà bạn gọi đến lần đầu bằng việc xin lỗi đã gọi điện đường đột và xác nhận lại liệu đó có đúng là người mà bạn đang cần nói chuyện hay không. Bạn cũng nên hỏi người được gọi là có thể nói chuyện điện thoại vào thời điểm đó hay không. Nếu bạn không hỏi trước khi bắt đầu câu chuyện, người được gọi có thể mất thiện cảm với bạn. Nguyên tắc này cũng nên được áp dụng với khách hàng, đối tác hay thậm chí với bạn bè của bạn.  Khi bạn gọi điện cho ai đó nhưng phải để lại tin nhắn, hãy cố gắng nói chậm rãi và rõ ràng. Bạn sẽ được đánh giá cao nếu để lại số điện thoại của bạn vào cuối tin nhắn. Tôi đã từng rất bực mình khi phải nghe một tin nhắn đến ba lần để nắm được nội dung vì người nhắn nói quá nhanh. Trong một số trường hợp, việc người gọi không để lại số điện thoại liên lạc cũng khiến tôi mất thời gian tìm kiếm và thực sự cảm thấy không thoải mái. Vì vậy, kể cả khi bạn biết người nhận điện thoại có số của bạn, bạn cũng nên để lại số trong tin nhắn. Nếu bạn có một cái tên lạ, bạn nên đánh vần nó để người nhận tin không bị nhầm lẫn. Điều này đặc biệt quan trọng khi bạn làm trong một công ty đa quốc gia, người nhận và người gọi điện thoại là những người nước ngoài, và bạn phải sử dụng ngoại ngữ để giao tiếp.

5. Lên kế hoạch công việc hàng ngày

Nếu không muốn một ngày làm việc mới bắt đầu một cách lộn xộn vì không biết mình sẽ làm gì hôm đó, hãy thực hiện việc lên kế hoạch làm việc mỗi ngày. Tôi thường dành mười phút cuối giờ làm việc ngày hôm trước để liệt kê ra những việc tôi sẽ phải thực hiện ngày hôm sau. Sáng hôm sau, khi đến văn phòng và kiểm tra hòm thư điện tử, tôi sẽ thêm vào những việc phát sinh hay xóa bớt những công việc không cần thiết để có một kế hoạch ngày hoàn chỉnh.  Một vấn đề thường xảy ra là bạn có xu hướng lập kế hoạch vượt quá khả năng thực hiện. Điều này sẽ đưa đến tác dụng ngược lại, khiến bạn luôn trong trạng thái căng thẳng vì không bao giờ hoàn thành lịch trình công việc đưa ra. Một lời khuyên là trừ khi công việc khẩn cấp, bạn hãy luôn lập kế hoạch thấp hơn khả năng của bạn. Ví dụ như có một nhiệm vụ bạn nghĩ có thể hoàn thành trong vòng một tiếng, hãy lập kế hoạch làm trong hai tiếng vì sẽ cần có thời gian cho những vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện. Hơn thế, vào cuối ngày làm việc, bạn sẽ cảm thấy thật sự thoải mái khi đã hoà thành kế hoạch và thậm chí còn làm xong một vài nhiệm vụ khác nữa.

6. Đừng cố gắng nhớ tất cả mọi việc

Bạn không cần là một siêu nhân phải nhớ tất cả mọi việc trong đầu. Trong một ngày làm việc, tôi có thể có hàng chục đầu mục các công việc đã lên kế hoạch và những công việc phát sinh. Mỗi đầu việc lại có thêm những thông tin về địa chỉ liên lạc, ngày tháng cần hoàn thành… Để nhớ được những thông tin đó, tôi chắc chắn bạn sẽ không thể tập trung làm những việc khác hoặc tệ hơn, không thể hoàn thành được công việc trong thời gian yêu cầu.  Vậy tại sao bạn không ghi các đầu việc lên giấy thay vì cố gắng đưa vào bộ nhớ. Có những đồng nghiệp của tôi đã thực hiện việc này nhưng họ lại viết công việc lên bất kỳ mẩu giấy nào mà họ tiện tay cầm và sau đó, họ quên ngay vị trí để mẩu giấy, rồi phải mất thời gian tìm hay ngồi nhớ lại công việc đã đề ra. Vậy bạn hãy luôn có một nơi để những mẩu giấy nhớ để bạn có thể dễ dàng tìm ra. Bản thân tôi thường sử dụng những bản in hỏng của các tài liệu không cần thiết để tập hợp thành một bộ giấy ghi nhớ. Như vậy vừa tiết kiệm, lại vừa tốt cho công việc của bạn. 

Để kết luận, tôi muốn bạn nhớ rằng bạn không thể quyết định người quản lý sẽ giao công việc nào cho bạn trong ngày, nhưng bạn hoàn toàn có thể làm chủ cách bạn làm việc. Hãy áp dụng những kinh nghiệm đơn giản trên và bạn sẽ thấy giảm bớt được rất nhiều những căng thẳng của công việc vì kiểm soát được chúng. Một ngày làm việc của bạn, vì vậy, sẽ hiệu quả và vui vẻ hơn nhiều.

Dương Thu Trang

Theo (http://www6.vnmedia.vn/newsdetail.asp?NewsId=211281&CatId=58 )